Cari Hesap ve Vade Takibi: Tahsilatı Geciktirmemenin Yolları
Satış yapmak işin yarısıdır; parayı zamanında tahsil etmek diğer yarısı. Kâğıt üzerinde kârlı görünen pek çok küçük işletme, alacaklarını zamanında toplayamadığı için nakit sıkıntısına düşer. Bu yazıda cari hesap kavramını, vade takibinin nasıl kurulacağını ve tahsilatı geciktirmemek için uygulanabilecek pratik yöntemleri ele alıyoruz.
Cari hesap nedir?
Cari hesap, bir müşteri veya tedarikçiyle aranızdaki tüm borç-alacak hareketlerinin tek bir hesapta izlenmesidir. Kestiğiniz satış faturası müşterinin cari hesabına borç, aldığınız tahsilat ise alacak olarak yazılır. Borç toplamından alacak toplamı çıkarıldığında kalan tutar, o müşterinin size olan bakiyesidir. Tedarikçi tarafında ise mantık tersine işler.
Yalnızca bakiyeyi bilmek yetmez. 100.000 TL'lik bir bakiyenin tamamı bu ay kesilen faturalardan mı oluşuyor, yoksa bir kısmı dört aydır mı bekliyor? Bu sorunun cevabı vade takibinde gizlidir.
Vade takibi nasıl kurulur?
Her faturanın bir fatura tarihi, bir de vade tarihi vardır. Vade tarihi, sözleşmede veya faturada belirtilen ödeme gününe göre hesaplanır (ör. fatura tarihi + 30 gün). Vade takibinin temel kuralları şunlardır:
- Her faturayı vade tarihiyle birlikte kaydedin; yalnızca toplam bakiye tutmayın.
- Tahsilatları hangi faturaya karşılık geldiğini belirterek kapatın. Belirtilmemişse en eski faturadan başlayarak kapatmak yaygın bir uygulamadır.
- Bugünün tarihi ile vade tarihi arasındaki farkı hesaplayarak "gecikme günü" sütunu oluşturun.
- Vadesi bu hafta dolacak faturaları ayrı bir listede görün; tahsilatı vade gelmeden planlayın.
Yaşlandırma analizi
Alacakların ne kadar süredir beklediğini gösteren tabloya yaşlandırma (aging) analizi denir. Açık faturalar, vadesi geçen gün sayısına göre gruplara ayrılır:
| Grup | Anlamı | Önerilen aksiyon |
|---|---|---|
| Vadesi gelmemiş | Normal alacak | Vadeden birkaç gün önce nazik hatırlatma |
| 1–30 gün gecikmiş | Hafif gecikme | Telefon veya e-posta ile ödeme tarihi isteyin |
| 31–60 gün gecikmiş | Dikkat gerektiren | Yazılı hatırlatma, yeni satışlarda vadeyi gözden geçirin |
| 61–90 gün gecikmiş | Riskli | Yetkiliyle görüşme, ödeme planı, yeni sevkiyatı durdurma |
| 90 günden fazla | Şüpheli | İhtar ve hukuki süreç için mali müşavir/avukat desteği |
Bu tabloyu her hafta güncellemek, hangi müşteriye öncelik vermeniz gerektiğini netleştirir. Excel'de gecikme gününe göre grup belirlemek için iç içe EĞER veya ARA fonksiyonu, toplamlar için ÇOKETOPLA yeterlidir.
Ticari alacaklarda yasal çerçeve
Türk Ticaret Kanunu'nun 1530. maddesi, mal ve hizmet tedarikinde ödeme sürelerini düzenler. Buna göre ödeme süresi kural olarak faturanın veya mal ya da hizmetin teslim alınmasından itibaren en fazla 60 gün olarak kararlaştırılabilir (kanunda tanımlanan bazı istisnalar saklıdır). Sözleşmede ödeme süresi belirlenmemişse, borçlu faturanın ve mal ya da hizmetin tesliminden itibaren 30 gün sonunda ihtara gerek kalmadan temerrüde düşer.
Temerrüt halinde uygulanacak faiz oranı Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası tarafından her yıl ilan edilir. 2026 yılı için bu oran yıllık %43, asgari tahsilat masrafı (giderim) tutarı ise 2.020 TL olarak ilan edilmiştir (2026 itibarıyla). Sözleşmenize gecikme faizi ve vade hükmü koymak, olası bir anlaşmazlıkta elinizi güçlendirir. Somut uyuşmazlıklarda mutlaka bir hukukçuya danışın.
Tahsilatı hızlandıran pratik yöntemler
- Vadeyi baştan yazılı belirleyin. Teklif, sipariş onayı ve faturada aynı vade bilgisi yer alsın. Belirsiz vade, belirsiz tahsilat demektir.
- Müşteri bazında limit koyun. Her müşteri için bir risk limiti belirleyin; bakiye limiti aştığında yeni sevkiyat öncesi onay isteyin.
- Vadeden önce hatırlatın. Vadeye üç-beş gün kala gönderilen kısa bir hatırlatma, gecikmelerin önemli bir kısmını baştan önler.
- Düzenli mutabakat yapın. Ay veya çeyrek sonunda müşteriye ekstre gönderip bakiyeyi teyit ettirin. Fatura eksikliği gibi itirazlar erken ortaya çıkar, "faturanız bize ulaşmadı" bahanesi ortadan kalkar.
- Ödemeyi kolaylaştırın. IBAN, açıklamaya yazılacak cari kod ve varsa online ödeme bağlantısını her hatırlatmaya ekleyin.
- Gecikmeyi kayda alın. Her görüşmeyi, verilen ödeme sözünü ve tarihini not edin. Söz tutulmadığında bir sonraki adıma geçmek kolaylaşır.
- Erken ödemeyi teşvik edin. Uygun olduğu durumlarda peşin veya erken ödemeye küçük bir iskonto tanımak, nakit akışını hızlandırabilir.
Tedarikçi tarafını da izleyin
Cari takip yalnızca alacak için değildir. Tedarikçilere olan borçlarınızı da vade sırasına göre listelemek, nakit planını gerçekçi kılar. Aynı hafta içinde hem tahsil edilecek hem ödenecek tutarları yan yana görmek, kısa vadeli nakit açığını önceden fark etmenizi sağlar.
Hazır çözüm
Müşteri ve tedarikçi kartları, fatura bazlı vade takibi, yaşlandırma raporu ve ekstre çıktısını tek dosyada toplamak isterseniz Cari Hesap Pro Excel şablonuna göz atabilirsiniz. Ekibinizle aynı anda çalışmanız gerekiyorsa web tabanlı cari hesap paneli aynı yapıyı tarayıcıdan sunar.
Sık sorulan sorular
Cari hesap bakiyesi eksi çıkarsa ne anlama gelir?
Müşteri tarafında eksi (alacak) bakiye, müşterinin faturalardan fazla ödeme yaptığını veya henüz faturası kesilmemiş bir avans gönderdiğini gösterir. Bu tutar bir sonraki faturadan düşülebilir ya da iade edilebilir.
Mutabakat ne sıklıkla yapılmalı?
İşlem hacmi yüksek müşterilerle aylık, diğerleriyle çeyrek dönemlerde mutabakat yapmak yaygın bir uygulamadır. Yıl sonu mutabakatı ise kapanış öncesi farkları gidermek için özellikle önemlidir.
Vadesi geçen alacak için faiz talep edebilir miyim?
Ticari işlerde TTK 1530 kapsamında temerrüt faizi talep edilebilir. Hangi tarihten itibaren ve hangi oranla faiz işletileceği sözleşmeye ve somut duruma göre değiştiği için bir hukukçudan destek almanız önerilir.